Qualche parola in più nelle istruzioni di uso e manutenzione di macchine a uso professionale può contribuire alla sicurezza, a un uso migliore, e a ridurre le incomprensioni tra cliente e fornitore. Sia da parte del fabbricante che da parte del cliente una maggiore attenzione a questo documento può aiutare a riconsiderare l’effettivo ambito delle proprie responsabilità. Nella redazione delle istruzioni, infatti, il mero rispetto della legge costituisce il presupposto necessario e appena sufficiente per ottenere un buon risultato di comunicazione tra fabbricante e cliente. Per redigere un ottimo documento bisogna abbandonare l’idea che si tratti di un documento meramente tecnico e considerarlo certamente condizionato dalle norme di diritto, ma anche finalizzato a trasmettere con trasparenza al cliente le possibilità offerte dalla propria macchina.

Le istruzioni sono spesso carenti in contenuto e linguaggio
La linea guida per la redazione del manuale di istruzioni e d’uso di una macchina è costituita dall’ormai famoso elenco previsto dall’allegato I, punto 1.7 della direttiva macchine, che per prima ne ha stabilito l’obbligo. Le informazioni sulla macchina che abbiano la prerogativa di soddisfare le richieste della norma non devono trascurare la soddisfazione di ciascuna delle richieste di informazioni prevista come obbligatoria. La redazione, la presentazione, il tipo di linguaggio usato nelle istruzioni sono liberi. Questa libertà non è assoluta: il contenuto delle informazioni deve risultare facilmente comprensibile al lettore, il quale frequentemente non ha la medesima formazione del redattore delle istruzioni, e non deve essere incompleto. L’obiettiva difficoltà di comprensione delle informazioni deve essere considerato un difetto delle stesse, che si traduce in una responsabilità del fabbricante nei confronti del cliente sulle conseguenze che può avere durante l’uso della macchina. Le istruzioni delle macchine professionali sono frequentemente carenti dal punto di vista del contenuto previsto dalla legge, utilizzano un linguaggio che abusa termini tecnici che non sempre fanno parte del patrimonio di conoscenza di tutti, non sono redatte secondo schemi, non seguono una esposizione logica chiara, rendendo più complessa la ricerca delle informazioni da parte dell’utilizzatore, trascurano il contributo di comunicazione che può derivare da una buona grafica, e spesso confondono le responsabilità del fabbricante con quelle dell’utilizzatore, rendendo poco distinguibili le une rispetto alle altre. E infine il difetto più grave: il fabbricante difficilmente riesce a leggere le istruzioni che ha redatto in chiave critica e a considerare il punto di vista di chi, con quelle istruzioni, deve fare funzionare la macchina. È difficile che il fabbricante si chieda cosa può fare per rendere più comprensibili le istruzioni, in funzione e in conseguenza delle domande che riceve dal cliente. L’attività che precede la conclusione della vendita e quindi l’installazione di macchine complesse, costituita da indagini volte a comprendere le esigenze del cliente, da verifiche sul luogo d’installazione, dalla condivisione di parti progettuali della macchina, dalla preparazione del personale addetto al funzionamento della macchina, non sempre trova il proprio opportuno collocamento all’interno delle istruzioni, nonostante sia riferibile alle prescrizioni del citato punto 1.7. Purtroppo è difficile trovare una buona redazione delle istruzioni di uso e manutenzione di una macchina. D’altra parte le richieste di integrare il contenuto delle istruzioni che spesso i clienti avanzano e che sono volte a limitare le proprie responsabilità sull’uso della macchina non contribuiscono al miglioramento di questi documenti.